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Technologie

Ce n'est pas vous le problème, c'est Excel

François Lévesque 1

François Lévesque

25 août 2023

Les fichiers Excel sont partout. Faciles à utiliser, ils apportent énormément de valeur, rapidement.

Cependant, victimes de leur grande accessibilité, ils sont souvent trop ou mal utilisés, ce qui entraîne des erreurs et des inefficacités coûteuses.

Il est temps de passer à des outils alternatifs qui offrent une meilleure fiabilité, un contrôle des modifications et une efficacité améliorée pour votre entreprise.

En 2023, nous disons bye-bye les fichiers Excel. 

Comment les feuilles de calcul sont-elles devenues un problème?

Lorsqu'il s'agit d'apprendre à structurer et à manipuler des données et des informations, les feuilles de calcul sont souvent l'application de référence à l'école ou au travail. Elles sont accessibles, faciles à utiliser et flexibles, ce qui en fait un excellent outil pour les débutants.

Pour de nombreuses entreprises, surtout celles qui commencent, les feuilles de calcul sont un guichet unique pour tout, de la facturation et de la paie aux estimations et à la gestion générale des projets. C'est un excellent moyen de démarrer avec un budget réduit ou si vous êtes pressé dans le temps. Cependant, aussi utiles que soient les feuilles de calcul, elles ont leurs limites.

À un moment donné, pour chacune de ces tâches, les feuilles de calcul commenceront à créer plus de problèmes qu'elles n'en résolvent. C'est pourquoi il est important d'explorer des solutions alternatives et de considérer investir dans des logiciels plus sophistiqués capables de gérer la gestion et l'analyse de données complexes. En faisant cela, les entreprises peuvent éviter les erreurs potentielles et s'assurer qu'elles prennent des décisions éclairées basées sur des données précises.

Les feuilles de calcul font un excellent point de départ.

À mesure que les entreprises commencent à croître, elles rencontrent des défis imprévus. La gestion de plus de données peut être une tâche intimidante, et de nombreux entrepreneurs se tournent vers Excel pour les aider à tout suivre. Mais que se passe-t-il lorsque la modeste feuille de calcul devient un engrenage vital dans la machine de l'entreprise, générant des centaines de milliers de dollars et contenant des informations critiques ?

Il n'y a pas de responsabilité ni de contrôle des modifications, ce qui peut entraîner des conséquences désastreuses.

Malheureusement, ce scénario est trop courant. Les feuilles de calcul sont fréquemment utilisées par plusieurs personnes et mises à jour de manière désordonnée. Il n'y a pas de responsabilité ni de contrôle des modifications, ce qui peut entraîner des conséquences désastreuses.

Le vrai danger réside dans le fait que les versions originales des feuilles de calcul peuvent contenir des formules et des données incorrectes. Cela peut fausser les estimations, les chiffres et les tendances, provoquant le chaos et la confusion dans toute l'organisation.

Pour éviter ces pièges, il est essentiel d'établir des lignes directrices claires pour l'utilisation et la maintenance des feuilles de calcul. En faisant cela, vous pouvez vous assurer que votre entreprise fonctionne sans problème et efficacement, sans surprises désagréables en cours de route.

Quand devriez-vous abandonner l'utilisation des feuilles de calcul ?

Au fur et à mesure que les entreprises évoluent, il est essentiel de reconnaître quand il est temps de passer à autre chose que les feuilles de calcul. Mais comment savez-vous quand ce moment est venu ? L’alarme devrait sonner si :

  • vous perdrez régulièrement des informations cruciales
  • vous avez souvent des erreurs de calcul
  • vous passez des heures à dupliquer des cellules dans vos feuilles de calcul
  • vos lignes directrices ne suffisent pas à contrôler les mises à jour des fichiers
  • certaines informations ou onglets ne sont pas suffisamment visibles par votre équipe
  • plusieurs personnes utilisent et modifient régulièrement la même feuille de calcul, entraînant de la confusion et des erreurs
  • des systèmes tiers interagissent avec la feuille de calcul, créant des problèmes de synchronisation difficiles à détecter

Plus ces problèmes sont ignorés longtemps, et plus vous grandissez, plus les effets d’Excel ont le potentiel d’être dévastateurs pour votre entreprise. Les feuilles de calcul ne suffisent plus, et freinent votre performance.

C’est à ce moment qu’investir dans un outil payant ou un logiciel sur-mesure devient essentiel. Selon la taille de votre équipe, c’est un investissement qui pourrait potentiellement vous sauver des centaines de milliers de dollars par année.

Questionnez-vous, est-ce qu'Excel limite votre croissance ? Si oui, il est peut-être temps de lui dire au revoir. Avec un outil plus adapté, vous profiterez de nouvelles opportunités et positionnerez votre entreprise pour une croissance accrue.

Alternatives aux feuilles de calcul:

Lorsqu'il s'agit de gérer votre entreprise en ligne, différents outils et programmes peuvent remplacer la feuille de calcul traditionnelle et fournir des moyens plus efficaces de travailler. Ci-dessous, vous trouverez certains de nos outils recommandés, chacun avec ses avantages uniques :

Logiciels personnalisés/sur-mesure : Si vous avez besoin de quelque chose adapté à vos besoins spécifiques, un logiciel personnalisé est la solution. Que ce soit pour la gestion de l’inventaire, des commandes, des projets. Un logiciel sur mesure s’adapte 100% à vos besoins et vos processus d’entreprise, et peut évoluer avec vous.

Trello : Cet outil simple de création de listes est une excellente façon de structurer les tâches et les informations. Il est incroyablement flexible car vous pouvez inclure du texte, des images et des annotations.

Harvest : Cet outil est parfait pour suivre vos feuilles de temps, rapports, factures et dépenses. Vous pouvez facilement gérer vos budgets et estimations, en faisant une solution tout-en-un pour la gestion financière.

Toggl : Si vous voulez augmenter votre productivité, l'outil de suivi du temps de Toggl est la solution. Vous pouvez organiser votre temps par projets ou tags, rendant la facturation rapide et facile.

QuickBooks : QuickBooks est un excellent logiciel de comptabilité en ligne pour les entreprises qui veulent combiner leur comptabilité et leur paie en un seul endroit. Facile à utiliser, il se connecte à vos comptes bancaires et offre une vue globale des finances de votre entreprise.

Google Apps for Work : Pour une messagerie professionnelle, des calendriers partagés, des réunions vidéo et un stockage en ligne, Google Apps for Work est la solution. Vous pouvez créer, éditer et partager des fichiers en déplacement depuis votre téléphone, votre ordinateur portable ou votre tablette.

Pipedrive : Organisez vos équipes de vente, vendez plus intelligemment et construisez des relations clients durables avec cet outil de gestion de la relation client (CRM) facile à utiliser.

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