Détectez les anomalies de votre logiciel avec le journal d'audit

Dans l'écosystème numérique d'aujourd'hui, la sécurité de l'information n'est pas une option mais une nécessité. Alors que les entreprises s'efforcent de protéger leurs données cruciales, elles se tournent vers diverses stratégies de sécurité. La journalisation est un processus automatisé de collecte des données qui sert à enregistrer toutes les actions et les changements clés dans un logiciel. 

Traditionnellement vue comme un moyen de collecte de données pour le diagnostic et la résolution d'incidents après coup, la journalisation peut aussi se transformer en un puissant mécanisme de prévention grâce à l'automatisation. Voici un aperçu de ce que nous allons aborder :

1. Journalisation et registre d’audit des actions globales
2. Journalisation des modifications de ressources
   1. Actions globales et personnalisées : Enregistrer des actions telles que la création, la modification, et la suppression dans les systèmes, de même que des actions personnalisées pour divers flux de l'entreprise.
   2. Journalisation temporelle : Suivre le moment précis des modifications pour une traçabilité et une analyse chronologique.
   3. Journalisation informative : Détecter non seulement le "quand" mais aussi le "quoi" des modifications, offrant une richesse d'informations pour l'audit et la prévention des incidents.
3. Exploitation des données : Les avantages d'un registre de contrôle et de la journalisation

Chez Witify, nous sommes convaincus que la numérisation des PMEs doit s'accompagner d'une stratégie de sécurité sophistiquée, où la journalisation joue un rôle clé. Cet article se propose de démontrer comment, bien au-delà de sa fonction traditionnelle, la journalisation peut être un pilier de la sécurité et de la conformité.

Journalisation et registre d’audit des actions globales

Au cœur d'un logiciel de gestion efficace, la capacité de suivre et d'auditer les actions des utilisateurs est cruciale. Prenons l'exemple d'un système de tickets destiné à la gestion des demandes de clients externes. Les actions globales, telles que voir, créer, modifier et supprimer un ticket, forment la base de la gestion des interactions utilisateur. Cependant, au-delà de ces actions standards, il existe une multitude d'actions personnalisées qui reflètent les processus uniques d'une entreprise : l'envoi d'un courriel de réponse, l'assignation d'un ticket à un collègue et la clôture d'un ticket en sont des exemples.

Chaque fois qu'un utilisateur effectue une de ces actions, le système enregistre des informations clés : l'identité de l'utilisateur, la date et l'heure, ainsi que l'action spécifique réalisée. Ce mécanisme permet de créer un historique détaillé et précis des interactions au sein du système. Par exemple, il est possible de retracer le parcours d'un ticket particulier, notant que le superviseur Josée McCortez a d'abord assigné le ticket #13255A à John Doe le 5 mars 2024 à 13h22, avant que ce dernier ne supprime le même ticket #13255A quelques heures plus tard.

NB : Il est important de noter que le système de journalisation agit souvent comme mécanisme de détection et non de prévention. Plusieurs stratégies de sécurité autres, dont un système de permission bien conçu, permettent d’éviter des scénarios indésirables en amont. Par exemple, est-il approprié ici qu'un utilisateur puisse supprimer un ticket qui lui a été assigné par un superviseur ? Le système ne devrait-il pas empêcher la suppression d’un ticket par un utilisateur sans permission spéciale ou demander une validation au minimum?

En somme, la journalisation des actions globales et personnalisées offre une transparence et un contrôle accrus sur les processus internes, essentiels pour la sécurité, la conformité et l'efficacité opérationnelle de l'entreprise.

Journalisation des modifications de ressources

Journalisation temporelle

Niveau 1 - Absence d'enregistrement temporel

À ce stade, aucune donnée temporelle n'est associée aux modifications des tickets. Par exemple, si un ticket concernant une demande de fonctionnalité est mis à jour plusieurs fois, le système n'enregistre pas le moment de ces modifications. Sans cette information, il est impossible de retracer l'évolution du ticket ou de comprendre à quel moment les demandes ou les problèmes ont été adressés.

Niveau 2 - Enregistrement de la dernière modification

Ici, le système conserve la date et l'heure de la dernière action effectuée sur un ticket. Prenons le cas du ticket 9548-B1 : si la dernière modification a eu lieu le 16 mars 2024 à 13h12, cette information sera enregistrée. Cependant, si ce ticket avait été modifié auparavant, les détails de ces modifications antérieures resteraient inconnus. Ce niveau offre une vue partielle mais utile pour suivre les interventions les plus récentes.

Niveau 3 - Journalisation complète

Ce niveau offre une trace détaillée de toutes les modifications temporelles apportées à un ticket. Par exemple, le ticket 9548-B1 pourrait avoir un historique d'actions enregistré tel que : "Créé le 14 mars 2024 à 09h45", "Modification le 15 mars 2024 à 11h17", et "Modification le 16 mars 2024 à 13h12". Chaque action est documentée avec sa date et son heure précises, offrant une vue complète sur le cycle de vie du ticket. Cette approche permet de retracer avec exactitude toutes les moments où le ticket a été modifié.

La journalisation temporelle à ce niveau de détail est particulièrement précieuse pour les équipes de support et de développement, car elle permet de suivre efficacement les modifications, d'identifier les tendances ou les problèmes récurrents et d'assurer une gestion proactive des demandes des utilisateurs.

Journalisation informative

La journalisation informative va au-delà de la simple enregistrement des moments où les modifications sont effectuées ; elle se concentre sur le "quoi" de ces changements. Cette approche capture les détails spécifiques des modifications apportées à une ressource, comme un ticket dans notre système, offrant ainsi une richesse d'informations cruciales pour l'analyse et la compréhension des interactions au sein du système.

Niveau 1 - Absence d'enregistrement informatif

À ce stade, bien que des modifications puissent être effectuées sur un ticket, aucune information n'est conservée quant à la nature de ces changements. Par exemple, si le statut d'un ticket est modifié ou si des commentaires sont ajoutés, le système n'enregistre pas ces détails. Cette lacune rend difficile l'analyse des actions effectuées et limite la capacité à retracer l'évolution des requêtes ou problèmes.

Niveau 2 - Enregistrement du dernier utilisateur ayant modifié

Ce niveau introduit un élément d'information supplémentaire en enregistrant l'identité de l'utilisateur ayant effectué la dernière modification sur un ticket. Par exemple, si Stefany Ilds est la dernière personne à avoir modifié le ticket 9548-B1 le 16 mars 2024, cette information est sauvegardée. Cependant, sans détails sur la nature de la modification (changement de priorité, ajout de commentaire, etc.), l'utilité de cette information reste limitée.

Niveau 3 - Journalisation détaillée des modifications

Le niveau le plus avancé capture non seulement l'identité de l'utilisateur effectuant les modifications mais aussi le détail précis de ces changements. Prenons l'exemple du ticket 9548-B1. Il serait possible de savoir que Stefany Ilds a changé l'indicateur de priorité de urgent à normal. Ce niveau de détail offre une vue exhaustive sur les interactions avec le ticket, permettant de comprendre précisément qui a modifié quoi.

La capacité à capturer et à analyser ces informations détaillées transforme la journalisation informative en un outil puissant pour l'audit, le suivi des performances, et la résolution des problèmes. Elle permet aux équipes de déceler les tendances, d'identifier les points de friction, et d'améliorer continuellement la gestion des demandes et des incidents.

Synergiser informations et temporalité

La journalisation de modification englobe les aspects temporels et informatifs pour fournir une image complète de l'activité au sein d'un système, tel que la gestion des tickets. Cette combinaison permet de créer une trace historique détaillée de chaque action, offrant ainsi une transparence maximale et une base solide pour l'analyse, l'audit et la résolution de problèmes. 

L'efficacité de la journalisation de modification repose sur l'intégration des niveaux temporels et informatifs. En combinant ces deux dimensions, on peut non seulement savoir quand une action a été effectuée (aspect temporel) mais également comprendre en détail ce qui a été modifié (aspect informatif). Il est généralement recommandé d'avoir au minimum un niveau 2 pour l'aspect temporel et pour l'aspect informatif. Toutefois, l'idéal serait d'avoir un niveau 3 pour les deux, permettant un traçage intégral de tous les changements.

Exemple concret sur les tickets : Prenons l'exemple du ticket 9548-B1 pour illustrer cette approche intégrée. Imaginons une série de modifications :

• 14 mars 2024 à 09h45 : Création du ticket par Alex Mercer (Action globale)
• 15 mars 2024 à 11h17 : Modification de la priorité du ticket de "Normal" à "Urgent" par Jack Peltrow. (Action sur la ressource)
• 16 mars 2024 à 13h12 : Ajout d'une solution proposée au problème du ticket par Stefany Ilds et changement de la priorité de "Urgent" à "Normal". (Action sur la ressource)

Chaque enregistrement détaille non seulement le moment de la modification mais aussi l'identité de l'utilisateur et la nature précise du changement. Ce niveau de détail permet aux gestionnaires de systèmes et aux équipes de développement d'avoir une compréhension complète des interactions avec le ticket, facilitant ainsi l'audit, la gestion des problèmes et l'amélioration continue des processus.

Les avantages d'un registre de contrôle et de la journalisation 

Pour les PMEs se numérisant, intégrer un système d'audit robuste dans les solutions logicielles augmente la sécurité et assure la conformité, tout en optimisant les processus opérationnels. Chez Witify, nous intégrons des systèmes de journalisation d'audit avancés dans nos solutions logicielles sur mesure. Voici ce qu'un tel système apporte concrètement à votre entreprise :

1. Sécurité renforcée

La capacité à surveiller, enregistrer et analyser toutes les actions effectuées dans vos systèmes informatiques aide à identifier et à réagir rapidement à toute activité suspecte ou malveillante, réduisant ainsi le risque de violations de données et d'autres formes de cyberattaques.

2. Conformité facilitée

Avec des exigences réglementaires de plus en plus strictes, notamment en matière de protection des données personnelles (comme le RGPD en Europe), un système d'audit robuste permet de démontrer facilement que votre entreprise respecte les normes en vigueur.

3. Amélioration continue

En analysant les données collectées par le système d'audit, il est possible d'identifier les tendances, les inefficacités et les points de friction dans vos processus opérationnels. Cela permet d'initier des actions correctives et d'optimiser en continu les performances de vos systèmes.

4. Transparence opérationnelle

Un système d'audit offre une vue d'ensemble claire et détaillée des activités au sein de votre système, augmentant ainsi la transparence pour les gestionnaires et les auditeurs. Cela contribue à une meilleure prise de décision basée sur des données fiables.

5. Responsabilité accrue

En enregistrant qui a fait quoi et quand, le système d'audit renforce la responsabilité individuelle et collective au sein de votre organisation. Cela est particulièrement précieux dans les environnements où la gestion des permissions et des accès est complexe.

6. Récupération et résilience des données

En cas d'erreur humaine ou de problème technique, la capacité à retracer les actions précédentes permet une récupération plus rapide et efficace des données, contribuant ainsi à la résilience de votre entreprise face aux imprévus.

Conclusion

En conclusion, l'intégration d'un système de journalisation d'audit dans les logiciels développés par Witify pour les PMEs représente bien plus qu'une mesure de sécurité ou de conformité. C'est une démarche stratégique essentielle qui soutient votre entreprise dans sa quête de numérisation, d'automatisation et d'efficacité accrue. À travers les actions globales et personnalisées, la journalisation temporelle et informative, nous avons exploré comment un tel système permet non seulement de garantir la sécurité et la transparence mais aussi d'offrir une base solide pour l'analyse, l'audit et l'amélioration continue.

Chez Witify, nous nous engageons à fournir des solutions logicielles sur mesure qui ne se contentent pas de répondre aux besoins immédiats de nos clients mais qui les équipent également pour l'avenir. La mise en place d'un système d'audit performant est une pierre angulaire de cette approche, permettant à votre PME non seulement de naviguer avec assurance dans l'environnement numérique complexe et en constante évolution d'aujourd'hui mais aussi de se positionner pour tirer pleinement parti des opportunités de demain.

Nous sommes convaincus que la clé du succès dans le monde numérique repose sur une base solide de transparence, de sécurité et de capacité d'adaptation. 

Les systèmes d'audit que nous intégrons dans nos solutions sont conçus pour vous offrir cette assurance, vous permettant ainsi de vous concentrer sur ce que vous faites de mieux : innover et croître. Ensemble, faisons de la numérisation une force pour votre entreprise.