Maîtrisez votre inventaire : l'art de créer des SKUs efficaces

L'inventaire est au cœur des entreprises manufacturières, de détail ou de distribution. À la base d'une gestion réussie, comprendre le fonctionnement des SKUs et les différentes stratégies pour les structurer est gage d'une croissance fructueuse. L'impact de ces quelques caractères est plus significatif que pensé par la plupart des gestionnaires. Que ce soit en termes d'efficacité, de compréhension de la part de l'équipe, de communication avec les départements plus administratifs, choisir son SKU stratégiquement permettra à l'entreprise d'en faire plus avec peu.

Qu'est-ce qu'un SKU ?

Un SKU est l'acronyme anglais de Stock Keeping Unit, soit Unité de Gestion de Stock. C'est un identifiant unique, propre à l'entreprise, qui lui permet de distinguer toutes les unités dont il faut conserver un compte d'inventaire formel. Un SKU est donc une chaîne de caractères, relativement courte, dont le format est très flexible et qui permet à l'équipe de différencier avec une confiance absolue tous ses items détenus en inventaire.

Étant donné la nature interne du SKU, il n'y a pas de format universel à respecter ou de contrainte quant aux SKUs utilisés par d'autres entreprises. La seule contrainte est l'unicité du SKU dans votre entreprise, c'est-à-dire qu'il ne peut pas être répété exactement de la même façon pour un second item. Voici donc quelques exemples de SKUs qui seraient tous valides:

1. Utiliser uniquement des chiffres : 853459394
2. Utiliser uniquement des lettres : ABCOOAS
3. Utiliser des chiffres, des lettres et distinguer des blocs logiques avec un tiret : FG-3412-PLA-550

Créer mes SKUs pour mon entreprise

Pour créer des SKUs efficaces pour son entreprise, il ne s'agit pas seulement de regrouper des lettres et des chiffres de façon aléatoire. Il existe plusieurs bonnes pratiques afin de maximiser l'impact et la facilité de suivi de vos SKUs en inventaire.

La première étape est de structurer la nomenclature générique de tous ses SKUs. Il y a trois grands objectifs à respecter:

• Hiérarchique : Le format doit posséder une suite hiérarchique allant généralement de l'information plus haut niveau à la plus détaillée. 
• Concis : Le format doit être relativement court et épuré, c'est pourquoi on remplace les catégories et les autres informations par une équivalence de code alphanumérique. Il est souvent conseillé de viser entre 8 et 12 caractères, mais il n'y a pas de contrainte stricte à ce niveau.
• Informatif : Le format doit prioriser les informations les plus structurantes et penser à l'évolution du futur. 

Une fois que la nomenclature est établie, il faut définir la matrice de conversion pour chacun des groupes d'informations et remplacer le format générique par le détail du produit. À chaque étape, il est important de s'assurer que le SKU généré est unique.

Exemple #1 : Compagnie manufacturière d'accessoires extérieurs de maison

Tout d'abord, il me faut identifier quelles sont les informations les plus pertinentes pour concevoir ma nomenclature générique. Dans le cadre de cette entreprise, il existe une complexité, car certains items ne sont utilisés qu'à des fins de transformations en usine, tandis que d'autres sont pour vente finale à la clientèle. Pour l'entreprise, il est important de conserver un inventaire de toutes ces pièces et items sous la forme d'un SKU.

L'information la plus importante au niveau hiérarchique serait probablement l'état particulier de l'item, c'est-à-dire utilisé dans un département différent, par exemple, la section "Accessoires préparés", la section "Boîtes complétées", la section "Matériaux bruts", etc. Par la suite, on va aller explorer 2 ou 3 autres niveaux de détail d'information. 

Après ce travail de décortication, voici la structure identifiée: État d'item > Type de produit > Variante de caractéristique principale > Détail / Numéro de produit.

Nous allons ensuite bâtir la matrice de conversion. À des fins d'exemple, celle-ci a été simplifiée.

Une fois celle-ci conçue, il est désormais possible de créer chacun des SKUs. Par exemple, BOX-PRES-STL-001 représenterait la boîte complétée, modèle prestige de variante acier forgé, spécification 001.

Ce format se communique donc plus facilement avec le reste de l'équipe, incluant le service à la clientèle. Si dans le futur, un nouveau modèle ou une nouvelle variante devait s'ajouter, le format permettrait facilement l'intégration de cette nouveauté.

Exemple #2 : Compagnie de distribution de vêtements

Sans aller dans autant de détails que l'exemple précédent, il est important de comprendre que l'information principale et accessible peut varier d'une entreprise à l'autre. Par exemple, la nomenclature de la catégorie de vêtements pourrait être Département > Marque > Genre > Détail du produit pour une compagnie ayant des dizaines de milliers de SKUs et plusieurs départements principaux.

Ainsi, on pourrait retrouver SPO-NK-M-1503 qui représenterait le département de sport, la marque Nike, le genre "Male" / Homme et le produit spécifique. Il est aussi fréquent de retrouver les informations de taille ou de variante sur le SKU.

Bonne pratique de conservation pour la nomenclature

Pour ceux possédant déjà des SKUs actifs, il est important de conserver une trace de leur format générique et de leur matrice de conversion, soit dans un document interne (Excel, etc.) ou un logiciel dédié à cet effet. Ainsi, lorsque vient le temps d'ajouter de nouveaux produits, le processus reste efficace, facile et cohérent avec la liste déjà existante.

Pour ceux étant à l'étape de définition des SKUs, il est possible de se bâtir un fichier Excel contenant les informations structurantes et leurs matrices d'équivalence pour se souvenir des codes appropriés. Grâce à une simple formule, il devient donc très simple de générer les SKUs correspondants automatiquement et de les importer ensuite dans son système de gestion d'inventaire ou ERP.

Un exemple de fichier Excel de compilation des SKUs a été mis en annexe pour téléchargement gratuit.

SKU vs UPC

Le SKU est un identifiant unique propre à l'usage interne de l'entreprise, toutefois ce n'est pas garant de son unicité internationalement. Le UPC, acronyme anglais pour Universal Product Code, est un identifiant universel émis par le Global Standards Organization. Le format du UPC possède aussi quelques propriétés différentes que le SKU, notamment:

• Le UPC doit toujours détenir 12 caractères
• Le UPC est uniquement composé de chiffres

Fait intéressant, cette combinaison de 12 caractères numériques pour le UPC permet un total de près de 1000 milliards de valeurs uniques.

Le UPC est utile lorsqu'un producteur ou distributeur souhaite élargir sa chaîne de distribution auprès de grands détaillants ou distributeurs qui requièrent souvent un UPC valide pour mettre le code-barres approprié.

Comment puis-je utiliser mes SKUs ?

1. Traçage d'inventaire & métriques

Le premier objectif d'un SKU est d'assurer le traçage et le décompte d'inventaire d'un item (pièce brute, transformée ou produit fini). Voici quelques avantages de suivre son inventaire de façon plus détaillée:

• Connaître sa valeur d'inventaire en tout temps
• Estimer les délais de livraison lorsqu'un client commande un produit back-order
• Prévoir ses achats auprès de ses fournisseurs au meilleur moment
• Calculer les performances de inventory turnover (rotation d'inventaire)
• Mesurer les pertes et les bris pendant une période donnée

De même, lorsqu'on possède ces informations, il existe plusieurs métriques de performance additionnelles qui permettent de guider l'entreprise vers des décisions plus éclairées et des mesures proactives.

2. Clarté de communication

Comme mentionné précédemment, plus l'entreprise grandit, plus le nombre de produits augmente et moins l'équipe est informée de chacune des variantes possibles, particulièrement les départements de support qui ne sont pas directement impliqués dans la gestion de l'inventaire ou des produits. Avoir des SKUs bien réfléchis assure une clarté auprès de tous les intervenants, facilite grandement la communication et permet d'avoir en tête une compréhension générale de ce qui compose les items.

3. Code-barres

Bien que le UPC (ou EAN) soit généralement utilisé comme standard international pour générer un code-barres auprès des grandes chaînes de détaillant, il est tout à fait possible de générer des codes-barres pour ses propres produits avec son SKU. Pour rappel, un code-barres est une représentation de caractères sous format visuel. Le code-barres, souvent jugé traditionnel, est la version 1D qui permet de représenter d'une douzaine à environ 80 caractères dépendant du standard utilisé. Il existe aussi la version 2D (souvent représentée par un code QR) qui permet de stocker plus de milles caractères.

Il existe ainsi plusieurs avantages pour une entreprise à générer ses propres codes-barres (peu importe le format 1D ou 2D).

• Accélérer la prise d'inventaire
• Préparer le panier d'achat à la caisse physique
• Accès simplifié à l'information et à la localisation du produit

Avec la bonne nomenclature de SKU, une solution ERP moderne ou un système de gestion d'inventaire peut facilement émettre un code-barres ou un code QR.

Les limites du SKU

Bien que les SKUs soient dans une grande majorité une excellente manière de suivre l'inventaire, certains contextes empêchent son juste usage. Prenons l'exemple d'un fabricant sur-mesure de meubles qui possède 2000 produits de base. Toutefois, chacun des produits peut être personnalisé sur une dizaine de paramètres et chacun des paramètres possède une quinzaine d'options. Par exemple, on pourrait personnaliser la largeur du sofa, on pourrait sélectionner la couleur de l'endos, etc. Avec 2000 produits, 10 paramètres et 15 options en moyenne où l'on doit nécessairement sélectionner une option par paramètre, on parle de 576 milliards de variantes possibles par produit, pour un total de 1.1 millions de milliards de combinaisons.

Nombre de combinaisons totales = Nb_de_produits * nb_options^nb_paramètres = 2000 * 15^10 = 2000 * [576 650 390 625]
= 1 153 300 781 250 000

Dans des cas de personnalisation avancée, nous constatons rapidement que gérer cet inventaire de SKUs n'est pas réaliste, autant pour un humain que pour un système logiciel. Il faut donc employer des stratégies différentes pour permettre la gestion de ces commandes, le suivi facile pour l'équipe d'usine tout en conservant la capacité d'analyse de métriques et de performance. Le développement d'un système de gestion ERP sur-mesure peut permettre de répondre à ces problématiques tout en optimisant l'utilisation par l'ensemble de l'entreprise.

Conclusion

Bien qu'en apparence simple, le SKU est beaucoup plus que quelques simples caractères alphanumériques. C'est la fondation d'une structure bien conçue et d'une rigueur dans les procédures de gestion d'une entreprise. 

En adoptant les meilleures pratiques pour créer ses SKUs et entretenir sa nomenclature, vous positionnerez stratégiquement votre entreprise pour mieux mesurer et respecter ses objectifs de performance vers la prochaine étape de votre croissance.

Annexe

Lien de téléchargement du fichier d'exemple des SKUs: Générer ses SKUs