Best business management practices
Patrick Vigeant
Solutions architect at Witify
De nombreuses PME continuent d’utiliser des logiciels obsolètes, souvent pour éviter un investissement qu’elles jugent trop élevé ou trop complexe à gérer. Pourtant, cette inaction engendre une multitude de coûts cachés qui finissent par peser lourd sur la productivité, la sécurité et la compétitivité de l’entreprise. Dans cet article, nous allons mettre en lumière ces dépenses souvent ignorées et démontrer pourquoi la modernisation peut, à moyen et long terme, se révéler plus rentable que vous ne le pensez.
Les coûts cachés sont toutes les dépenses qui ne sont pas immédiatement visibles dans vos états financiers, mais qui résultent directement ou indirectement de l’utilisation d’un logiciel dépassé. Ils peuvent prendre la forme de temps perdu à cause de tâches répétitives, d’opportunités commerciales manquées, ou encore de frais de maintenance improvisés. En apparence, garder un système vieillissant peut sembler moins coûteux que d’investir dans une refonte. En réalité, ce choix génère des dépenses continues qui, sur la durée, peuvent nettement dépasser le budget d’une modernisation logicielle.
Le TCO (Total Cost of Ownership ou coût total de possession) regroupe l’ensemble des dépenses directes et indirectes liées à l’utilisation d’un logiciel, qu’elles soient immédiatement visibles ou non. Cela inclut :
Cela inclut :
En d’autres termes, le TCO permet d’appréhender la vraie facture à payer lorsque l’on choisit de conserver un logiciel dépassé au lieu de le moderniser.
Imaginons ServiceNova, une PME de 50 employés, dont 30 utilisent chaque jour un logiciel obsolète. La première année, le total des coûts (directs + indirects) est estimé à 92 400 $. Nous appliquons ensuite une hausse moyenne de 5 % par an pour tenir compte de l’aggravation progressive de la maintenance, de la perte de productivité, etc.
Hypothèses annuelles
| Type de coût | Montant (Année 1) |
|---|---|
| Licences & support | 21 000 $ |
| Maintenance & interventions d’urgence | 9 600 $ |
| Perte de productivité (30 employés × 52 h × 30 $/h) | 46 800 $ |
| Turnover / démotivation (1 départ = 5 000 $) | 5 000 $ |
| Opportunités manquées (valeur estimée) | 10 000 $ |
| Total Année 1 | 92 400 $ |
Le tableau ci-dessous montre l’évolution estimée de ces coûts sur 5 années, en considérant une augmentation de 5 % chaque année (hausse des prix de support, détérioration du système, augmentation du temps perdu, etc.).
| Type de coût | Année 1 | Année 2 (+5 %) | Année 3 (+5 %) | Année 4 (+5 %) | Année 5 (+5 %) |
|---|---|---|---|---|---|
| Licences & support | 21 000 $ | 22 050 $ | 23 153 $ | 24 311 $ | 25 526 $ |
| Maintenance & interventions | 9 600 $ | 10 080 $ | 10 584 $ | 11 113 $ | 11 669 $ |
| Perte de productivité | 46 800 $ | 49 140 $ | 51 597 $ | 54 177 $ | 56 886 $ |
| Turnover / démotivation | 5 000 $ | 5 250 $ | 5 513 $ | 5 788 $ | 6 078 $ |
| Opportunités manquées | 10 000 $ | 10 500 $ | 11 025 $ | 11 576 $ | 12 155 $ |
| Sous-total annuel | 92 400 $ | 97 020 $ | 101 872 $ | 106 965 $ | 112 314 $ |
Analyse :
Analyse rapide :
Le TCO offre une vue complète des impacts financiers réels liés à la non-modernisation d’un logiciel. Bien souvent, la refonte ou la mise à niveau devient plus rentable à moyen terme que le maintien d’un système obsolète.
La non-modernisation d’un logiciel n’est pas un simple statu quo : elle comporte un coût réel, bien souvent largement sous-estimé. Entre la perte de productivité, les dépenses de maintenance, les risques de sécurité et la frustration du personnel, l’addition devient rapidement salée.
Plutôt que de “faire avec” un système vieillissant, il est préférable de calculer précisément son coût total de possession. Vous découvrirez souvent qu’une refonte logicielle présente un ROI nettement plus intéressant qu’attendu et qu’elle offre, en parallèle, des bénéfices majeurs en termes de compétitivité et d’innovation.
Vous souhaitez en savoir plus ?
Nous vous invitons à nous contacter pour un diagnostic des coûts cachés que votre entreprise pourrait supporter. Ensemble, évaluons comment une modernisation logicielle peut non seulement alléger vos dépenses, mais également propulser votre croissance.
Patrick Vigeant
Solutions architect at Witify
Patrick Vigeant is co-founder and solutions architect at Witify. Specializing in technology, he has spent over 10 years designing innovative digital solutions and developing tailor-made management systems. Particularly experienced in solution architecture, he designs and equips SMEs with a customized technological infrastructure focused on efficiency and effectiveness. Teaching the graduate Web Analytics course at HEC, Patrick enjoys sharing the latest digital trends and keeping in touch with the academic world. Finally, he is involved in his business community as President of La Relève d'Affaires lavalloise.
