Distinguer urgence et importance: La matrice de gestion du temps

Lorsqu'on dirige une entreprise, il est facile d'être surchargé par une variété de tâches non reliées. Garder le focus sur les objectifs principaux devient un vrai challenge. 

Vous avez un plan marketing avec des objectifs semestriels. Vous avez un nouvel outil de gestion que vous souhaitez mettre en place pour optimiser vos opérations. Un client appelle en panique après car la solution que vous lui avez offerte ne fonctionne plus...

Savoir qu'est-ce qu'on « doit » faire à chaque heure de la journée est difficile. Quelle tâche doit-on prioriser ? Pour alléger la charge mentale et se concentrer sur l'exécution plutôt que la planification, la Matrice de la gestion du temps permet de prioriser efficacement les tâches les plus importantes.

Les 4 quadrants de la matrice

Inspirée par Stephen Covey, l'auteur de The Seven Habits of Highly Effective People, la matrice possède 4 quadrants distincts. Chaque tâche, prévue ou non prévue, doit être placée dans un de ces quadrants.

En ordre de priorité, voici les 4 quadrants et leur définition.

Quadrant 4 : Tâche ni importante, ni urgente

Occupation cible de votre temps : 1%

C'est une tâche qui est ni importante, ni urgente. Il peut s'agir d'une demande d'un employé, un commentaire d'un client, un bug n'ayant aucun impact sur les opérations, etc. Bref, une tâche qui ne changera pas grand chose dans votre entreprise. On peut prendre une note pour avoir une trace. Cependant, si vous n'avez pas assez des 24h dans une journée, c'est le genre de tâche qu'on élimine, au suivant !

Quadrant 3 : Tâche urgente, mais pas importante

Occupation cible de votre temps : 15%

C'est une tâche urgente, mais non importante. Cela pourrait être un employé qui n'arrive pas à s'authentifier sur votre intranet, un blocage mineur dans la chaîne de production, un appel de client, un courriel de fournisseur, etc. Il s'agit de tâches nécessitant une attention immédiate, mais qui peuvent facilement être déléguées. Il s'agit des tâches qui font perdre du temps, généralement provoquées par une mauvaise planification.

Autant que possible, il est primordial de minimiser ces tâches. À chaque fois qu'une nouvelle tâche de ce quadrant apparaît, elle devrait être ajoutée à document pour garder une trace. De cette manière, lors de la révision de vos processus et standards de travail, vous aurez une liste des inefficacités à cibler. En affinant fréquemment vos processus, vous pourrez réduire au maximum la place de ce quadrant dans vos occupations quotidiennes.

Quadrant 2 : Tâche importante, mais pas urgente

Occupation cible de votre temps : 65-85%

Une tâche importante mais non urgente joue généralement un rôle clé dans le développement de votre entreprise, mais exige des efforts soutenus à long terme. Il peut s'agir, par exemple, de lancer une nouvelle stratégie marketing, de mettre en place un nouvel intranet ou d'embaucher un nouveau directeur des ventes. Ces initiatives, bien que non pressantes, sont cruciales pour la croissance soutenue de votre entreprise.

Si vous êtes un dirigeant ou entrepreneur, la grande majorité de votre temps devrait être consacrée à ce quadrant. Ce sont les tâches qui ont le plus grand impact à long terme sur la croissance de votre organisation. Cependant, ce sont aussi les plus faciles à ignorer ou retarder si vous êtes constamment en train d'éteindre des feux.

Si les opérations et processus dans votre entreprise sont inadéquats, c'est signe qu'une importante restructuration est nécessaire. Trouver, compiler et régler les inefficiences devrait être votre priorité. Vous aurez ainsi plus d'heures par semaine pour travailler sur les projets à longue portée et à grand impact.

Quadrant 1 : Tâche importante et urgente

Occupation cible de votre temps : 20-25 %

Ce quadrant contient les tâches qui nécessitent votre attention immédiate. Il s'agit d'une tâche à priorité maximale, comme l'échéance imminente d'un projet important, des urgences personnelles, une préparation d'offre de service à ne pas manquer, une demande de subvention avant la date limite, la gestion des retards de livraison, un audit externe inattendu, etc.

En tant que gestionnaire, ce sont les tâches où vous pouvez apportez le plus de valeur en situation d'urgence.

En pratique

L'exercice peut être fait sur papier, mais souvent avoir l'image mentale permet de prendre des décisions à la volée. L'important, surtout lorsque beaucoup d'imprévus surviennent simultanément, c'est de se poser la question : dans quel quadrant est cette tâche ?

Avec le temps, la réponse viendra naturellement. Vous pourrez alors rester fidèle à votre stratégie et vos objectifs.