Observatoire des tout-petits
L'Observatoire des tout-petits rassemble et diffuse les données sur la petite enfance au Québec. Chaque année, des centaines d'indicateurs arrivent d'une dizaine de fournisseurs et de plus de 100 sources, presque tous en Excel et jamais dans le même format. Witify a développé une plateforme de gestion des données où l'intelligence artificielle lit ces fichiers et les importe en quelques minutes.
- Client
- Observatoire des tout-petits
- Année
- Type d'entreprise
- OBNL
Le point de départ : des centaines d'Excel à mettre à jour à la main
Le site de l'Observatoire publie plus de 200 indicateurs sur les tout-petits et leurs familles. La plupart sont ventilés par région et par année, souvent par sexe ou par groupe d'âge. Ils viennent de l'Institut de la statistique du Québec, de ministères et d'enquêtes spécialisées.
Avant le projet, chaque mise à jour se heurtait aux mêmes obstacles :
- Des formats imprévisibles : les Excel représentent plus de 80 % des sources, chacun avec ses en-têtes fusionnés, ses onglets et ses notes.
- De la saisie manuelle : les valeurs étaient recopiées à la main, avec le risque d'erreur qui vient avec.
- Des données éparpillées : fichiers, documents et pages web étaient stockés à plusieurs endroits, sans historique des modifications.
- Des graphiques à refaire : chaque mise à jour demandait souvent l'aide d'un développeur.
Ce que la plateforme change chaque année
- économisées par année
- 2 500h
- Le temps de saisie, de vérification et de refonte des graphiques que l'équipe ne passe plus.
- indicateurs mis à jour
- 200+
- Des centaines d'indicateurs provinciaux et régionaux importés chaque année.
- points de données par année
- 100 M+
- Des centaines de millions de valeurs lues, structurées et validées.
L'IA lit les Excel, l'équipe valide
L'équipe dépose le fichier du fournisseur tel quel, sans le retoucher. L'intelligence artificielle s'occupe du reste :
- Lecture : elle repère les tableaux utiles, même répartis sur plusieurs onglets ou entourés de notes.
- Dimensions : elle reconnaît les régions, les années, le sexe ou le groupe d'âge, peu importe leur position.
- Correspondance : elle associe chaque série aux variables déjà définies pour l'indicateur.
- Grille : elle remplit la grille de données brutes, affichée à côté du fichier source.
L'équipe vérifie, corrige au besoin et enregistre. Le format d'un fournisseur peut changer d'une année à l'autre : il n'y a aucun gabarit d'importation à maintenir.
Une seule base pour toute la connaissance
Ce qui vivait dans des fichiers dispersés est maintenant structuré, relié et réutilisable.
Indicateurs
Plus de 200 indicateurs classés en 13 thèmes, avec leurs dimensions et sous-dimensions.
Variables
185 variables réutilisables (régions, groupes d'âge, types de famille) partagées entre les indicateurs.
Fournisseurs et sources
10 fournisseurs et 105 sources, citées automatiquement sous chaque graphique.
So what
50 analyses qui traduisent les données en constats à retenir.
Des graphiques configurés, pas redessinés
Une fois les données enregistrées, les graphiques se mettent à jour d'eux-mêmes. L'équipe configure chaque visualisation dans la plateforme, sans outil externe :
- Type de graphique : lignes, barres groupées ou barres empilées.
- Comparaisons régionales : un panneau par année, les 17 régions alignées sur la même échelle.
- Filtres pour le visiteur : le choix d'une ou de plusieurs régions, l'affichage des valeurs.
- Contexte : titre, notes graphiques et source sous chaque graphique.
- Diffusion : sur le site public, chaque graphique se télécharge et s'ouvre en plein écran.
Un tableau de bord pour tout le cycle de vie
Chaque mise à jour d'un jeu de données ouvre un cycle qui suit les mêmes étapes :
- Commande au fournisseur et réception des données
- Analyse et importation
- Rédaction des faits saillants et du « So what »
- Validation interne, puis externe
- Mise en ligne
Le tableau de bord montre combien de jeux sont à chaque étape, lesquels stagnent depuis plus de 100 jours et le temps de cycle moyen. L'équipe sait où concentrer ses efforts sans tenir de liste à part.
Rigueur et traçabilité à chaque étape
Une donnée publiée par l'Observatoire doit pouvoir s'expliquer. La plateforme garde la trace de tout.
Chaque publication crée une version consultable, avec ses notes.
Chaque modification conserve sa date et son auteur.
Les ruptures de comparabilité entre les années sont signalées dans les données.
Une donnée se marque provisoire, révisée, confidentielle ou payante. Les listes se filtrent sur ces statuts.
Une date de fin d'embargo bloque la diffusion d'un jeu de données jusqu'au bon moment.
Les notes méthodologiques et les faits saillants sont rédigés à côté des données.
Les fichiers reçus des fournisseurs restent attachés à leur jeu de données.
L'équipe échange directement sur chaque indicateur et chaque jeu de données.
Chaque valeur publiée se documente, se vérifie et s'explique.
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