Le coût total de possession (TCO, pour total cost of ownership) est la somme de toutes les dépenses qu'un logiciel entraîne du jour où on le choisit au jour où on le remplace. Le prix affiché par un fournisseur n'en est qu'une fraction, souvent moins du tiers sur cinq ans.
Ce qu'il faut additionner
Le coût initial couvre les licences ou le développement, le cadrage, la configuration, la migration de données et la formation. Le coût récurrent regroupe les abonnements, l'hébergement, le soutien, les mises à jour et les extensions ajoutées au fil des années. Le coût interne, le plus souvent oublié, est le temps que l'équipe consacre au projet, aux contournements du système et aux ressaisies quand il ne fait pas tout.
Standard et sur mesure sur cinq ans
Un ERP cloud standard démarre vite avec un investissement faible, mais son abonnement par utilisateur ne s'arrête jamais et grimpe avec l'équipe. Un logiciel sur mesure demande plus au départ, puis coûte l'hébergement et la maintenance, sans licence. Pour une PME de 30 utilisateurs et plus, le point de croisement arrive fréquemment entre la troisième et la cinquième année. C'est pourquoi le comparatif doit se faire sur le TCO à cinq ans, jamais sur le devis initial.
Comment l'utiliser
Dressez un tableau à cinq colonnes (une par année) et une ligne par poste de dépense, pour chaque option étudiée. Ajoutez le coût de ne rien faire : les heures perdues dans Excel ont aussi un prix.
