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Deux régimes de plainte. Un seul logiciel.

Sofia est un logiciel de gestion des plaintes au travail, conçu et développé par Witify. Chaque dossier suit le parcours fédéral ou québécois, et ses échéances se calculent seules.

Client
Secteur
Prévention du harcèlement
Technologies
Laravel, Vue, MySQL, Pusher

01 Les chiffres

Six chiffres, et d’où ils viennent

Ce que Sofia encadre, en règles plutôt qu’en volumes. Tous sortent du code du logiciel.

  • 12

    étapes, de l’avis reçu à la conclusion 7 au fédéral, 5 au Québec.

  • 9

    échéances calculées par Sofia 6 au fédéral, 3 au Québec. Chacune a sa date préventive et sa date urgente.

  • 110

    champs répartis dans les étapes Une étape ne se ferme pas tant qu’un champ requis manque.

  • 8h

    chaque matin, la vérification des échéances Et le 1er du mois, un compte rendu à faire pour chaque partie.

  • 7

    langues offertes pour le formulaire de signalement Chaque organisation choisit les siennes.

  • 6

    rôles, chacun avec ses propres accès Et des verrous par étape, entre les conseillers et l’employeur.

Tous ces chiffres sont des règles du logiciel, lues dans son code le 13 novembre 2026.

02 Le parcours

Sept étapes au fédéral. Cinq au Québec.

Le parcours d’une plainte est fixé d’avance, et chaque réponse décide de la suite : un règlement négocié, une conciliation, une enquête, ou les deux à la fois. Au Québec, cinq étapes mènent de la réception du signalement à la conclusion.
  1. Avis d’incident Jour 0
  2. Accusé de réception 7 jours
  3. Règlement négocié 45 jours
  4. Conciliation 365 jours
  5. Enquête enquêteur en 60 jours
  6. Évaluation du lieu de travail 6 mois
  7. Conclusion fin du dossier

03 Le dossier

Une étape ne se ferme pas à moitié.

On suit un dossier fédéral, de l’avis reçu à l’enquête. Chaque étape se ferme avec tous ses champs requis, et la fermeture ouvre la bonne suite.

01 Recevoir

L’avis est consigné, fait par fait

À la réception de l’avis, le conseiller note le premier examen, la nature des incidents, qui a donné l’avis, sa date et son format. L’étape ne se ferme que si une partie principale est inscrite au dossier.
Fig. 01 Étape fermée : réception de l’avis d’incident

02 Suivre

Chaque délai compte ses jours

Au-dessus des onglets, chaque échéance donne son délai : les jours restants en vert, les jours de retard en rouge. Ici, la conciliation et l’enquête avancent en même temps, et la date du prochain compte rendu mensuel est déjà connue.
Fig. 02 Le processus de règlement du dossier EA-2026-014

03 Enquêter

Le formulaire, c’est la procédure

L’étape d’enquête demande d’abord les avis aux deux parties, puis la date du choix de l’enquêteur et son nom. À gauche, chaque étape montre son état : fermée, en cours, en retard ou pas encore commencée.
Fig. 03 Étape en cours : l’enquête, en retard

04 Fermer

Fermer une étape ouvre la suivante

« Enregistrer » garde le travail en cours. « Valider et prochaine étape » vérifie chaque champ requis, ferme l’étape et ouvre ce qui suit selon les réponses. La conciliation de ce dossier étant déjà en cours, le bouton qui la démarre reste grisé.
Fig. 04 Enregistrer, ou valider et passer à la suite

05 Informer

Un compte rendu par partie, chaque mois

Le 1er de chaque mois, Sofia ajoute un compte rendu à faire pour chaque partie. Le conseiller le coche une fois fait, et l’onglet Parties compte ceux qui restent.
Fig. 05 La partie principale et ses comptes rendus mensuels

04 Les échéances

Le retard se voit avant d’arriver.

Les échéances d’un dossier se recalculent à chaque enregistrement, chacune avec une date préventive et une date urgente. Le matin de ces deux dates, à 8 h, l’administrateur du dossier et les responsables qui l’ont demandé sont avisés.
Fig. 06 Le tableau de bord, un mardi matin

05 Le signalement

Signaler sans compte, dans sa langue.

Une organisation peut ouvrir sa ligne de signalement publique, avec son logo, dans les langues qu’elle choisit parmi sept. Le signalement reste anonyme si la personne le veut, et peut être acheminé aux responsables que l’organisation désigne.

Accueil

Avec son logo

Le logo de l’employeur à côté de celui de Sofia, ses coordonnées, sa langue.

Formulaire

Anonyme si on le veut

Les coordonnées sont facultatives. Avec le formulaire configurable, l’organisation règle ses questions, et un accusé de réception part dès qu’un courriel est donné.

Signalements

Tous au même endroit

Chaque signalement arrive avec son numéro, son statut et son organisation ; le lien public de la ligne se copie d’ici.

06 Les rapports

Les rapports sortent des dossiers eux-mêmes.

Personne ne recompte les dossiers à la main : chaque rapport se calcule sur les dossiers et les signalements, se lit à l’écran et s’exporte en Excel.

Rapports

Cinq rapports, une période

Facteurs de risque, incidents au total, par lieu, par département, et signalements : on choisit l’organisation et les dates, puis on exporte.

07 Nos choix

Trois choix pour qu’aucun dossier ne repose sur une mémoire

Trois décisions ont compté plus que les autres. Pour chacune : le risque, notre choix, ce que les conseillers y gagnent.

  1. Le parcours est dans le logiciel.

    Le risque
    Une étape oubliée ou un dossier fermé incomplet, découvert trop tard, quand un recours est déjà en cours.
    Notre choix
    Chaque étape du fédéral et du Québec est inscrite dans Sofia avec ses champs, ce qui est requis pour la fermer et ce qu’elle ouvre ensuite selon les réponses.
    Le gain
    Le conseiller suit la procédure sans la réciter de mémoire, et un nouveau conseiller la suit aussi bien.

  2. Les délais se calculent, ils ne se retiennent pas.

    Le risque
    Une échéance qui vit dans un agenda personnel glisse sans que personne le voie.
    Notre choix
    Chaque enregistrement recalcule les échéances du dossier ; le matin de la date préventive, puis de la date urgente, une alerte part à 8 h.
    Le gain
    Le retard se voit en rouge, et l’alerte arrive avant lui.

  3. Un seul logiciel, réglé pour chaque employeur.

    Le risque
    Un outil par client, ou un seul moule pour tous : dans les deux cas, les conseillers contournent le logiciel.
    Notre choix
    Chaque organisation a ses modules, ses lieux, ses départements, ses facteurs de risque et les langues de son formulaire ; des verrous décident qui remplit chaque étape.
    Le gain
    Un nouvel employeur se configure, il ne se développe pas.

08 Sous le capot

De quoi Sofia est faite

Les composants de la plateforme, puis ce qui a été mis en service depuis 2022.
Application
Laravel, Vue, TypeScript, l’administration et la ligne publique
Données
MySQL, les dossiers, leurs étapes et leurs échéances
Temps réel
Pusher, notifications sans recharger la page
Documents
Spatie Media Library, Laravel Excel, stockage privé, exports Excel
Qualité
Plus de 300 tests automatisés, exécutés à chaque modification du code
Exploitation
Tâches planifiées, Sentry, vérification des échéances à 8 h, sauvegardes chaque nuit

Les grandes étapes

  1. Août 2022 Première version Dossiers fédéraux, parties, rapports et exports.
  2. Décembre 2022 Parcours québécois Les cinq étapes du Québec, échéances calculées.
  3. Mars 2024 Ligne de signalement Le signalement public, anonyme au besoin.
  4. Mai 2024 Québec revu Recevabilité, médiation et enquête revues.
  5. Mai 2025 Par organisation Modules par organisation, plusieurs langues.
  6. Avril 2026 Formulaire configurable Questions par organisation, accusé de réception.

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Les noms et les chiffres affichés dans les interfaces sont donnés à titre d’exemple.